# Auftragsbearbeitungsvereinbarung (Art. 9 DSG)

> Webversion : https://www.calenoo.ch/de/legal/dpa
> Letzte Änderung : 2026-11-02
> Version 1.0 — 2. November 2026
> Bei Abweichungen zwischen den Sprachfassungen ist die französische Fassung massgebend.
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Diese Vereinbarung regelt, wie Calenoo in Ihrem Auftrag die Personendaten Ihrer Kundschaft, Ihrer Gäste und Ihrer Teilnehmenden bearbeitet. Sie richtet sich an Berufstätige, die Calenoo im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen.

## 1. Parteien und Geltungsbereich

1.1 Die vorliegende Vereinbarung („die Vereinbarung“) wird abgeschlossen zwischen:

- dem Kunden, der Calenoo im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit nutzt („der Kunde“, Verantwortlicher);
- der Ekylibr SA, Avenue du Mail 18, CP 389, 2002 Neuchâtel, Schweiz („Calenoo“, Auftragsbearbeiter).

1.2 Die Vereinbarung gilt, wenn der Kunde mit Calenoo Personendaten Dritter bearbeitet: seiner Kundschaft, seiner Gäste und der Teilnehmenden an seinen Umfragen.

1.3 Die Vereinbarung ist fester Bestandteil der Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Calenoo (die „ANB“). Sie gilt, sobald der Kunde den Dienst beruflich nutzt, ohne Unterschrift. Der Kunde kann bei legal@calenoo.ch ein unterzeichnetes Exemplar verlangen.

1.4 Die Vereinbarung stützt sich auf Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und auf die Datenschutzverordnung (DSV). Unterliegt der Kunde der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), gilt die Vereinbarung auch im Sinne von Art. 28 DSGVO.

1.5 Die Vereinbarung betrifft nicht die Daten des Kunden selbst (sein Konto, seine Präferenzen). Für diese ist Calenoo Verantwortlicher, gemäss der [Datenschutzerklärung](https://www.calenoo.ch/de/legal/privacy).

## 2. Gegenstand und Dauer

2.1 Calenoo bearbeitet im Auftrag des Kunden Personendaten im Rahmen des Dienstes: Buchungsseiten, Terminumfragen, verknüpfte Kalender, E-Mails und Webhooks.

2.2 Die Vereinbarung dauert so lange, wie der Kunde sein Konto nutzt. Danach gilt sie für die Löschung der Daten fort, gemäss Ziffer 12.

## 3. Art und Zweck der Bearbeitung

3.1 Calenoo bearbeitet die Daten ausschliesslich, um dem Kunden den Dienst bereitzustellen. Die Bearbeitung besteht darin:

- die Daten zu hosten und zu speichern;
- sie dem Kunden und den betroffenen Personen anzuzeigen;
- E-Mails zu versenden (Bestätigungen, Erinnerungen);
- die Termine in die verknüpften Kalender des Kunden einzutragen;
- die Buchungen an die vom Kunden gewählten Tools zu senden (Webhooks);
- die Daten zu löschen.

3.2 Calenoo verkauft diese Daten nicht. Es verwendet sie nicht für eigene Zwecke, ausser für die Sicherheit des Dienstes (Begrenzungen zur Missbrauchsprävention), für aggregierte, anonyme Betriebsstatistiken (Zahlen pro Tag, ohne Namen und Adressen) oder wenn das Gesetz es verlangt.

## 4. Betroffene Personen und Datenkategorien

4.1 Die betroffenen Personen sind:

- die Gäste, die auf den Seiten des Kunden buchen;
- die Teilnehmenden an den Umfragen des Kunden;
- die Personen, die der Kunde per E-Mail einlädt;
- die Kolleginnen und Kollegen, mit denen der Kunde seine Verfügbarkeiten teilt.

4.2 Die Datenkategorien sind:

- der Name und die E-Mail-Adresse;
- die von der Person eingegebene freie Nachricht;
- das Datum und die Uhrzeit des Termins sowie die Sprache;
- die Antworten auf die Umfragen;
- die belegten Zeiten der verknüpften Kalender des Kunden: Sie werden bei der Berechnung der freien Zeitfenster gelesen und von Calenoo nicht gespeichert;
- technische Daten: ein Hashwert (Hash) der IP-Adresse, der zur Begrenzung von Missbrauch dient.

4.3 Calenoo verlangt keine besonders schützenswerten Personendaten. Der Kunde vermeidet es, solche zu erheben, insbesondere über das freie Feld.

## 5. Weisungen des Kunden

5.1 Calenoo bearbeitet die Daten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Seine Weisungen sind die ANB, die Vereinbarung und die Kontoeinstellungen.

5.2 Calenoo weist den Kunden auf jede Weisung hin, die Calenoo gesetzeswidrig erscheint.

5.3 Der Kunde bleibt für die Rechtmässigkeit der Bearbeitung und für die Information der betroffenen Personen verantwortlich.

## 6. Vertraulichkeit

6.1 Calenoo beschränkt den Zugriff auf die Daten auf Personen, die ihn zur Bereitstellung des Dienstes benötigen. Diese Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

## 7. Sicherheit

7.1 Calenoo trifft die angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, um die Daten vor jeder Verletzung der Datensicherheit zu schützen (Art. 8 DSG, Art. 1 bis 3 DSV).

7.2 Zum Zeitpunkt der Vereinbarung sind diese Massnahmen insbesondere:

- eine in der Schweiz gehostete Datenbank, in der Region Zürich; die Serverfunktionen laufen ebenfalls in Zürich;
- durch HTTPS (TLS) geschützte Kommunikation;
- Zugriffstoken, anwendungsspezifische Passwörter der verknüpften Kalender und Signaturgeheimnisse der Webhooks, verschlüsselt (AES-256-GCM);
- pro Konto getrennte Daten in der Datenbank (Sicherheit auf Zeilenebene, RLS);
- ein eingeschränkter Administrationszugriff;
- Begrenzungen zur Missbrauchsprävention und eine Anti-Roboter-Prüfung bei bestimmten öffentlichen Formularen;
- die automatische Löschung der Daten am Ende ihrer Aufbewahrungsdauer (Ziffer 12).

7.3 Calenoo passt diese Massnahmen an, wenn sich die Risiken oder der Stand der Technik ändern.

## 8. Unterauftragsbearbeiter

8.1 Der Kunde ermächtigt Calenoo generell, Unterauftragsbearbeiter beizuziehen. Diejenigen, die zum Zeitpunkt der Vereinbarung im Einsatz sind, sind in Anhang 1 aufgeführt.

8.2 Calenoo informiert den Kunden über jede Ergänzung oder jeden Ersatz mindestens 30 Tage im Voraus, per E-Mail oder durch Aktualisierung von Anhang 1 (Version und Datum oben auf der Seite ändern sich dann). Während dieser 30 Tage kann der Kunde der Änderung per E-Mail an legal@calenoo.ch widersprechen. Wird die Änderung beibehalten, kann der Kunde sein Konto vor ihrem Inkrafttreten kündigen.

8.3 Calenoo auferlegt jedem Unterauftragsbearbeiter Datenschutzpflichten, die denen der Vereinbarung gleichwertig sind.

8.4 Calenoo bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung dieser Pflichten durch seine Unterauftragsbearbeiter verantwortlich.

8.5 Die Dienste, die der Kunde selbst wählt, sind keine Unterauftragsbearbeiter von Calenoo: die Anmeldung mit Google oder Apple, die verknüpften Kalenderanbieter (Google, Microsoft, Apple, Infomaniak), die Videokonferenz Jitsi (8x8) und die Tools, die die Webhooks empfangen (zum Beispiel Airtable, Zapier oder Make). Der Kunde wählt sie aus und ist für sie verantwortlich. Daten gelangen nur zu ihnen, wenn die betreffende Funktion genutzt wird.

## 9. Übermittlungen ins Ausland

9.1 Die Datenbank wird in der Schweiz gehostet. Einzelne Unterauftragsbearbeiter haben ihren Sitz im Ausland, insbesondere in den USA (Anhang 1).

9.2 Diese Übermittlungen ausserhalb der Schweiz sind durch die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission, angepasst an das Schweizer Recht, oder durch gleichwertige Garantien abgesichert. Bei Supabase, Vercel, Resend und Cloudflare sind diese Klauseln Teil des von der Ekylibr SA mit dem Dienstleister abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA). Deutschland bietet ein von der Schweiz als angemessen anerkanntes Schutzniveau.

9.3 Die vom Kunden gewählten Dienste (Ziffer 8.5) können ihren Sitz ausserhalb der Schweiz haben, insbesondere in den USA. Sie bearbeiten die Daten nach ihren eigenen Bedingungen.

## 10. Unterstützung

10.1 Calenoo unterstützt den Kunden im zumutbaren Rahmen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung). Wendet sich eine betroffene Person an Calenoo wegen Daten, die für den Kunden bearbeitet werden, informiert Calenoo den Kunden darüber.

10.2 Calenoo unterstützt den Kunden ebenfalls im zumutbaren Rahmen bei einer allfälligen Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 DSG), indem es ihm die Informationen liefert, über die es verfügt.

## 11. Verletzung der Datensicherheit

11.1 Calenoo informiert den Kunden so rasch wie möglich (Art. 24 DSG) über eine Verletzung der Datensicherheit, die für ihn bearbeitete Daten betrifft. Es schreibt an die E-Mail-Adresse des Kontos.

11.2 Es teilt die Informationen mit, über die es verfügt: Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, voraussichtliche Folgen, ergriffene Massnahmen. Es ergänzt sie nach und nach.

11.3 Die Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und an die betroffenen Personen obliegt dem Kunden als Verantwortlichem.

## 12. Aufbewahrung, Löschung und Ende der Vereinbarung

12.1 Calenoo löscht die Daten automatisch zu folgenden Zeitpunkten:

- erhaltene Buchungen (Name, E-Mail-Adresse und Nachricht des Gastes): 6 Monate nach dem Ende des Termins; der bereits in einen verknüpften Kalender eingetragene Termin bleibt unberührt;
- Umfragen und alles, was sie enthalten (Zeitfenster, Antworten, Namen, E-Mail-Adressen, Kommentare, Einladungen): 6 Monate nach dem letzten vorgeschlagenen Termin;
- Inhalt der Übermittlungen an die Tools des Kunden (Webhooks): sobald die Übermittlung abgeschlossen ist; das technische Protokoll, ohne diesen Inhalt, wird nach 30 Tagen gelöscht;
- Zugangsdaten der verknüpften Kalender: sobald der Kunde den Kalender trennt oder sein Konto löscht.

12.2 Der Kunde kann unter privacy@calenoo.ch eine raschere Löschung oder eine Kopie der Daten vor ihrer Löschung verlangen.

12.3 Beantragt der Kunde die Löschung seines Kontos, wird sie nach einer Widerrufsfrist von 7 Tagen wirksam; eine Anmeldung hebt sie auf. Ab dem Antrag werden die verknüpften Kalender getrennt, die Buchungsseiten geschlossen und die bevorstehenden Termine abgesagt (die betroffenen Personen werden darüber informiert). Nach Ablauf der 7 Tage werden das Konto, die Buchungsseiten und alle erhaltenen Buchungen endgültig gelöscht. Die Umfragen des Kunden werden anonymisiert (sein Name und seine E-Mail-Adresse werden entfernt); sie bleiben für ihre Teilnehmenden zugänglich und werden anschliessend gemäss Ziffer 12.1 gelöscht.

12.4 Ein Konto ohne jede Aktivität während 12 Monaten gilt als inaktiv. Calenoo schreibt dem Kunden dann dreimal im Abstand von drei Wochen. Ohne Anmeldung seinerseits wird das Konto acht Wochen nach der ersten Nachricht gelöscht, mit denselben Wirkungen wie bei einer beantragten Löschung (Ziffer 12.3). Eine einfache Anmeldung genügt, um es zu behalten. Konten mit einem laufenden kostenpflichtigen Abonnement sind nicht betroffen.

12.5 Die vom Hosting-Anbieter geführten Sicherungskopien werden nach dessen eigenem Zyklus gelöscht.

## 13. Kontrolle

13.1 Calenoo stellt dem Kunden die Dokumentation zur Verfügung, die nötig ist, um die Einhaltung der Vereinbarung nachzuweisen: die Vereinbarung selbst, die Liste der Unterauftragsbearbeiter (Anhang 1) und die Dokumente dieser Dienstleister (deren Auftragsverarbeitungsverträge).

13.2 Der Kunde kann die Einhaltung der Vereinbarung durch ein Audit überprüfen lassen. Das Audit geht zu Lasten des Kunden. Es wird mit angemessener Frist angekündigt und ohne Störung des Dienstes sowie ohne Zugriff auf die Daten anderer Kunden von Calenoo durchgeführt.

## 14. Haftung

14.1 Die Haftung der Parteien richtet sich nach den ANB (Ziffer 9).

## 15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

15.1 Die Vereinbarung unterliegt schweizerischem Recht. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz von Calenoo in Neuchâtel (Schweiz), wie in den ANB (Ziffer 13), vorbehältlich zwingender Bestimmungen.

## 16. Änderungen

16.1 Die Version und das Datum der Vereinbarung stehen oben auf dieser Seite.

16.2 Bei wesentlichen Änderungen informiert Calenoo seine Kunden auf geeignete Weise. Eine Änderung bei den Unterauftragsbearbeitern richtet sich nach Ziffer 8.

## Anhang 1 — Unterauftragsbearbeiter

Calenoo zieht die folgenden Unterauftragsbearbeiter bei (Stand: 2. November 2026). Diese Liste entspricht derjenigen in Ziffer 7 der [Datenschutzerklärung](https://www.calenoo.ch/de/legal/privacy). Nicht alle erhalten bei jeder Nutzung Daten: Das hängt von der genutzten Funktion ab.

| Dienstleister | Sitz | Rolle | Garantien |
| --- | --- | --- | --- |
| Supabase Pte. Ltd. | Singapur. Verbundenes Unternehmen: Supabase, Inc. (USA), für den technischen Support. | Hosting der Datenbank und der Serverfunktionen in der Region Zürich (Schweiz). | Daten hauptsächlich in der Schweiz gespeichert und bearbeitet. Für den Zugriff von Supabase, Inc. (Support): Standardvertragsklauseln, angepasst an das Schweizer Recht, im mit der Ekylibr SA abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). |
| Vercel Inc. | USA | Hosting und Auslieferung der Webanwendung. | Standardvertragsklauseln, angepasst an das Schweizer Recht, im mit der Ekylibr SA abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). |
| Resend, betrieben von Plus Five Five, Inc. | USA | Versand der Transaktions-E-Mails (Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen). | Standardvertragsklauseln, angepasst an das Schweizer Recht, im mit der Ekylibr SA abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). |
| Google (Google Workspace) | USA | E-Mail-Postfächer @calenoo.ch: Nachrichten, die an Calenoo geschrieben werden, werden dort empfangen und gespeichert. | Standardvertragsklauseln, angepasst an das Schweizer Recht, oder gleichwertige Garantien (Ziffer 8 der Datenschutzerklärung). |
| Cloudflare (Turnstile) | USA | Spam-Schutz einiger Formulare. Während der Prüfung erhält Cloudflare die IP-Adresse und technische Angaben zum Browser. | Standardvertragsklauseln, angepasst an das Schweizer Recht, im mit der Ekylibr SA abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). |
| AlpiStats, ein Dienst von Ekytec | Schweiz | Aggregierte Reichweitenmessung, ohne Cookie. | Nutzungsdaten in der Schweiz gehostet. |
| Photon, ein Dienst der komoot GmbH | Deutschland | Vorschläge bei der Eingabe des Orts einer Umfrage. Der eingegebene Text läuft über den Server von Calenoo; die IP-Adresse wird nicht übermittelt. | Deutschland bietet ein von der Schweiz als angemessen anerkanntes Schutzniveau. |
| Berechnung der Fahrzeiten («Treffen vorbereiten») | Schweiz (Genf) | Server von Ekylibr SA in Genf (Infomaniak, Schweiz), auf Grundlage der freien Karte OpenStreetMap. Die eingegebenen Adressen werden beim Tippen ergänzt und vom Bundesdienst geo.admin.ch in Koordinaten umgewandelt, vom Server von Calenoo aus; der Routenrechner erhält nur Koordinaten. | Bearbeitung in der Schweiz (Server in Genf; Bundesdienst geo.admin.ch). |

Eine Frage zu dieser Vereinbarung? Schreiben Sie uns an legal@calenoo.ch.