# Accord de sous-traitance (art. 9 LPD)

> Version web : https://www.calenoo.ch/fr/legal/dpa
> Dernière modification : 2026-11-02
> Version 1.0 — 2 novembre 2026
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Cet accord règle la façon dont Calenoo traite, pour votre compte, les données personnelles de vos clients, invités et participants. Il s'adresse aux professionnels qui utilisent Calenoo dans le cadre de leur activité.

## 1. Parties et champ d'application

1.1 Le présent accord (« l'Accord ») est conclu entre :

- le client qui utilise Calenoo dans le cadre de son activité professionnelle (« le Client », responsable du traitement) ;
- Ekylibr SA, Avenue du Mail 18, CP 389, 2002 Neuchâtel, Suisse (« Calenoo », sous-traitant).

1.2 L'Accord s'applique lorsque le Client traite avec Calenoo des données personnelles de tiers : ses clients, ses invités et les participants à ses sondages.

1.3 L'Accord fait partie intégrante des conditions générales d'utilisation de Calenoo (les « CGU »). Il s'applique dès que le Client utilise le service à titre professionnel, sans signature. Le Client peut demander un exemplaire signé à legal@calenoo.ch.

1.4 L'Accord se fonde sur l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et sur l'ordonnance sur la protection des données (OPDo). Lorsque le Client est soumis au règlement général sur la protection des données (RGPD), l'Accord s'applique aussi au sens de l'art. 28 RGPD.

1.5 L'Accord ne vise pas les données du Client lui-même (son compte, ses préférences). Pour celles-ci, Calenoo est responsable du traitement, selon la [politique de confidentialité](https://www.calenoo.ch/fr/legal/privacy).

## 2. Objet et durée

2.1 Calenoo traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre du service : pages de réservation, sondages de date, agendas liés, e-mails et webhooks.

2.2 L'Accord dure aussi longtemps que le Client utilise son compte. Il se poursuit ensuite pour l'effacement des données, selon la clause 12.

## 3. Nature et finalités du traitement

3.1 Calenoo traite les données uniquement pour fournir le service au Client. Le traitement consiste à :

- héberger et enregistrer les données ;
- les afficher au Client et aux personnes concernées ;
- envoyer les e-mails (confirmations, rappels) ;
- écrire les rendez-vous dans les agendas liés du Client ;
- envoyer les réservations aux outils choisis par le Client (webhooks) ;
- effacer les données.

3.2 Calenoo ne vend pas ces données. Elle ne les utilise pas à ses propres fins, sauf pour la sécurité du service (limites anti-abus), pour des statistiques de fonctionnement agrégées et anonymes (nombres par jour, sans nom ni adresse), ou lorsque la loi l'exige.

## 4. Personnes concernées et catégories de données

4.1 Les personnes concernées sont :

- les invités qui réservent sur les pages du Client ;
- les participants aux sondages du Client ;
- les personnes que le Client invite par e-mail ;
- les collègues avec qui le Client partage ses disponibilités.

4.2 Les catégories de données sont :

- le nom et l'adresse e-mail ;
- le message libre saisi par la personne ;
- la date et l'heure du rendez-vous, et la langue ;
- les réponses aux sondages ;
- les plages occupées des agendas liés du Client : elles sont lues au moment du calcul des créneaux libres et ne sont pas enregistrées par Calenoo ;
- des données techniques : une empreinte (hachage) de l'adresse IP, utilisée pour limiter les abus.

4.3 Calenoo ne demande pas de données sensibles. Le Client évite d'en recueillir, notamment par le champ libre.

## 5. Instructions du Client

5.1 Calenoo traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Ses instructions sont les CGU, l'Accord et les réglages du compte.

5.2 Calenoo signale au Client toute instruction qui lui paraît contraire à la loi.

5.3 Le Client reste responsable de la licéité du traitement et de l'information des personnes concernées.

## 6. Confidentialité

6.1 Calenoo limite l'accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service. Ces personnes sont tenues à la confidentialité.

## 7. Sécurité

7.1 Calenoo prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre toute violation de la sécurité (art. 8 LPD, art. 1 à 3 OPDo).

7.2 À la date de l'Accord, ces mesures sont notamment :

- une base de données hébergée en Suisse, dans la région de Zurich ; les fonctions serveur s'exécutent aussi à Zurich ;
- des communications protégées par HTTPS (TLS) ;
- des jetons d'accès, des mots de passe d'application des agendas liés et des secrets de signature des webhooks chiffrés (AES-256-GCM) ;
- des données cloisonnées par compte dans la base (sécurité au niveau des lignes, ou RLS) ;
- un accès d'administration restreint ;
- des limites anti-abus et une vérification anti-robot sur certains formulaires publics ;
- l'effacement automatique des données à la fin de leur durée de conservation (clause 12).

7.3 Calenoo adapte ces mesures lorsque les risques ou la technique évoluent.

## 8. Sous-traitants ultérieurs

8.1 Le Client autorise de manière générale Calenoo à faire appel à des sous-traitants ultérieurs. Ceux qui sont en place à la date de l'Accord figurent à l'annexe 1.

8.2 Calenoo informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance, par e-mail ou par mise à jour de l'annexe 1 (la version et la date en tête de page changent alors). Pendant ces 30 jours, le Client peut s'opposer au changement par e-mail à legal@calenoo.ch. Si le changement est maintenu, le Client peut résilier son compte avant son entrée en vigueur.

8.3 Calenoo impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles de l'Accord.

8.4 Calenoo reste responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

8.5 Les services que le Client choisit lui-même ne sont pas des sous-traitants de Calenoo : la connexion avec Google ou Apple, les fournisseurs d'agenda liés (Google, Microsoft, Apple, Infomaniak), la visioconférence Jitsi (8x8) et les outils qui reçoivent les webhooks (par exemple Airtable, Zapier ou Make). Le Client les choisit et en répond. Des données ne leur parviennent que lorsque la fonction concernée est utilisée.

## 9. Transferts à l'étranger

9.1 La base de données est hébergée en Suisse. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis à l'étranger, notamment aux États-Unis (annexe 1).

9.2 Ces transferts hors de Suisse sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, adaptées au droit suisse, ou par des garanties équivalentes. Chez Supabase, Vercel, Resend et Cloudflare, ces clauses font partie de l'accord de traitement des données (DPA) conclu par Ekylibr SA avec le prestataire. L'Allemagne offre un niveau de protection reconnu adéquat par la Suisse.

9.3 Les services choisis par le Client (clause 8.5) peuvent être établis hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Ils traitent les données selon leurs propres conditions.

## 10. Assistance

10.1 Calenoo aide le Client, dans la mesure du raisonnable, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement). Si une personne concernée s'adresse à Calenoo au sujet de données traitées pour le Client, Calenoo en informe le Client.

10.2 Calenoo aide aussi le Client, dans la mesure du raisonnable, pour une éventuelle analyse d'impact relative à la protection des données personnelles (art. 22 LPD), en lui fournissant les informations dont elle dispose.

## 11. Violation de la sécurité des données

11.1 Calenoo informe le Client dans les meilleurs délais (art. 24 LPD) d'une violation de la sécurité des données qui touche des données traitées pour lui. Elle écrit à l'adresse e-mail du compte.

11.2 Elle communique les informations dont elle dispose : nature de la violation, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises. Elle les complète au fur et à mesure.

11.3 L'annonce au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et aux personnes concernées incombe au Client, en tant que responsable du traitement.

## 12. Conservation, effacement et fin de l'Accord

12.1 Calenoo efface automatiquement les données aux échéances suivantes :

- réservations reçues (nom, adresse e-mail et message de l'invité) : 6 mois après la fin du rendez-vous ; l'événement déjà écrit dans un agenda lié n'est pas touché ;
- sondages et tout ce qu'ils contiennent (créneaux, réponses, noms, adresses e-mail, commentaires, invitations) : 6 mois après la dernière date proposée ;
- contenu des envois aux outils du Client (webhooks) : dès que l'envoi est terminé ; le journal technique, sans ce contenu, est supprimé après 30 jours ;
- identifiants des agendas liés : dès que le Client délie l'agenda ou supprime son compte.

12.2 Le Client peut demander à privacy@calenoo.ch un effacement plus rapide, ou une copie des données avant leur effacement.

12.3 Si le Client demande la suppression de son compte, elle prend effet après un délai de rétractation de 7 jours ; une connexion l'annule. Dès la demande, les agendas liés sont déliés, les pages de réservation sont fermées et les rendez-vous à venir sont annulés (les personnes concernées en sont informées). Au bout des 7 jours, le compte, les pages de réservation et toutes les réservations reçues sont supprimés définitivement. Les sondages du Client sont anonymisés (son nom et son adresse e-mail en sont retirés) : ils restent accessibles à leurs participants, puis sont effacés selon la clause 12.1.

12.4 Un compte sans aucune activité pendant 12 mois est considéré comme inactif. Calenoo écrit alors trois fois au Client, à trois semaines d'intervalle. Sans connexion de sa part, le compte est supprimé huit semaines après le premier message, avec les mêmes effets qu'une suppression demandée (clause 12.3). Une simple connexion suffit à le conserver. Les comptes avec un abonnement payant en cours ne sont pas concernés.

12.5 Les copies de sauvegarde tenues par l'hébergeur sont effacées selon son propre cycle.

## 13. Contrôle

13.1 Calenoo met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de l'Accord : l'Accord lui-même, la liste des sous-traitants ultérieurs (annexe 1) et les documents de ces prestataires (leurs accords de traitement des données).

13.2 Le Client peut faire contrôler le respect de l'Accord par un audit. L'audit est à la charge du Client. Il est annoncé avec un préavis raisonnable, mené sans perturber le service et sans accès aux données d'autres clients de Calenoo.

## 14. Responsabilité

14.1 La responsabilité des parties est régie par les CGU (section 9).

## 15. Droit applicable et for

15.1 L'Accord est régi par le droit suisse. Le for exclusif est fixé au siège de Calenoo, à Neuchâtel (Suisse), comme dans les CGU (section 13), sous réserve des dispositions impératives.

## 16. Modifications

16.1 La version et la date de l'Accord figurent en tête de cette page.

16.2 En cas de changement important, Calenoo informe ses clients par un moyen approprié. Un changement de sous-traitant ultérieur suit la clause 8.

## Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs

Calenoo fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants (état au 2 novembre 2026). Cette liste est celle de la section 7 de la [politique de confidentialité](https://www.calenoo.ch/fr/legal/privacy). Tous ne reçoivent pas des données à chaque utilisation : cela dépend de la fonction utilisée.

| Prestataire | Siège | Rôle | Garanties |
| --- | --- | --- | --- |
| Supabase Pte. Ltd. | Singapour. Société affiliée : Supabase, Inc. (États-Unis), pour le support technique. | Hébergement de la base de données et des fonctions serveur, dans sa région de Zurich (Suisse). | Données stockées et traitées principalement en Suisse. Pour l'accès de Supabase, Inc. (support) : clauses contractuelles types adaptées au droit suisse, dans le DPA conclu par Ekylibr SA. |
| Vercel Inc. | États-Unis | Hébergement et diffusion de l'application web. | Clauses contractuelles types adaptées au droit suisse, dans le DPA conclu par Ekylibr SA. |
| Resend, exploité par Plus Five Five, Inc. | États-Unis | Envoi des e-mails transactionnels (invitations, confirmations, rappels). | Clauses contractuelles types adaptées au droit suisse, dans le DPA conclu par Ekylibr SA. |
| Google (Google Workspace) | États-Unis | Boîtes e-mail @calenoo.ch : les messages écrits à Calenoo y sont reçus et conservés. | Clauses contractuelles types adaptées au droit suisse ou garanties équivalentes (section 8 de la politique de confidentialité). |
| Cloudflare (Turnstile) | États-Unis | Protection anti-spam de certains formulaires. Pendant la vérification, Cloudflare reçoit l'adresse IP et des informations techniques sur le navigateur. | Clauses contractuelles types adaptées au droit suisse, dans le DPA conclu par Ekylibr SA. |
| AlpiStats, service d'Ekytec | Suisse | Mesure d'audience agrégée, sans cookie. | Données de fréquentation hébergées en Suisse. |
| Photon, service de komoot GmbH | Allemagne | Suggestions pendant la saisie du lieu d'un sondage. Le texte saisi passe par le serveur de Calenoo ; l'adresse IP n'est pas transmise. | L'Allemagne offre un niveau de protection reconnu adéquat par la Suisse. |
| Calcul des temps de trajet (« Préparer une rencontre ») | Suisse (Genève) | Serveur exploité par Ekylibr SA à Genève (Infomaniak), à partir de la carte libre OpenStreetMap. Les adresses saisies sont complétées pendant la frappe et transformées en coordonnées par le service fédéral geo.admin.ch, depuis le serveur de Calenoo ; le calculateur ne reçoit que des coordonnées. | Traitement en Suisse (serveur à Genève ; service fédéral geo.admin.ch). |

Une question sur cet accord ? Écrivez-nous à legal@calenoo.ch.