Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le service Calenoo est édité par Ekylibr SA (« nous », « Calenoo »). Pour toute question relative à vos données personnelles, écrivez-nous à privacy@calenoo.ch.

Adresse postale : Avenue du Mail 18, CP 389, 2002 Neuchâtel, Suisse.

2. Données que nous collectons

Nous collectons uniquement les données nécessaires au fonctionnement du service :

• Données de compte : adresse e-mail, nom affiché, langue préférée et, si vous partagez vos disponibilités, les adresses e-mail des personnes que vous avez choisies. Votre mot de passe est stocké sous forme hachée et n'est jamais accessible en clair.
• Données de sondage : titre, description, lieu, créneaux proposés, ainsi que le nom, l'adresse e-mail et les réponses de l'organisateur et des participants.
• Données techniques : adresse IP (stockée sous forme hachée), type de navigateur et journaux d'erreurs, à des fins de sécurité et de prévention des abus. Notre mesure d'audience (AlpiStats) est agrégée et sans cookie de pistage.
• Préparer une rencontre (fonction ouverte aux comptes reliés à BeMyTalent) : l'adresse de départ et l'adresse de la rencontre servent à calculer le temps de trajet. L'adresse de départ saisie reste sur votre appareil ; si votre compte est relié à BeMyTalent, l'adresse de l'entreprise est proposée par défaut, lue auprès de BeMyTalent à l'ouverture de l'assistant et jamais enregistrée par Calenoo ; le sondage garde seulement le lieu de la rencontre et le temps de trajet retenu, jamais montré aux participants. Si l'organisateur ouvre l'assistant depuis un dossier BeMyTalent, Calenoo transmet à BeMyTalent le titre du sondage, les créneaux proposés, le lien public, le nombre de réponses par créneau (oui, peut-être, non), puis la date retenue ou l'annulation ; avec une équipe, qui intervient et qui est libre sur chaque créneau (identifiants BeMyTalent seulement) ; jamais le nom ni l'adresse e-mail des participants. La clé de liaison BeMyTalent collée dans vos paramètres est gardée chiffrée et ne sert qu'à ces envois.

3. Données de calendrier (Google, Microsoft 365 / Outlook, Apple iCloud, Infomaniak)

Si — et seulement si — vous choisissez de lier un calendrier externe, nous traitons des données spécifiques décrites ci-dessous. Cette fonctionnalité est facultative et désactivée par défaut.

• Quelles données sont collectées ? Pour Google et Microsoft : des jetons d'accès et de rafraîchissement OAuth, stockés chiffrés. Pour Apple et Infomaniak : votre adresse e-mail et un mot de passe applicatif dédié, stockés chiffrés. Les événements de votre agenda ne sont jamais enregistrés sur nos serveurs : ils sont lus à la volée et affichés uniquement dans votre navigateur.
• À quoi servent-elles ? Deux usages, tous deux visibles par vous : (a) en lecture (Google : calendar.readonly ; Microsoft : Calendars.Read ; Apple et Infomaniak : CalDAV), afficher vos créneaux occupés en arrière-plan lors de la création ou de la réponse à un sondage (pour vous seul, avec le titre de vos événements — jamais leurs participants ni leur description), et calculer les créneaux libres de votre page de réservation (votre disponibilité moins vos plages occupées) ; (b) en écriture (Google : calendar.events ; Microsoft : Calendars.ReadWrite ; Apple et Infomaniak : CalDAV), lorsque vous confirmez la date d'un sondage ou qu'un invité réserve un créneau sur votre page de réservation, créer l'événement correspondant dans votre agenda et, si vous l'avez activé, y ajouter un lien de visioconférence (Google Meet ou Microsoft Teams), puis supprimer cet événement si le rendez-vous est annulé. Si vous le demandez en répondant à un sondage ou en en créant un, Calenoo y crée aussi des événements provisoires pour vos réponses « Disponible » ou pour les créneaux que vous proposez (trajet compris, si vous l'avez indiqué) ; il les retire de lui-même dès qu'une date est fixée, que le sondage est clôturé, annulé ou expiré, que la date est passée, ou quand vous le demandez. Calenoo ne modifie ni ne supprime jamais d'événements qu'il n'a pas créés.
• Combien de temps sont-elles conservées ? Jusqu'à ce que vous déliiez le calendrier ou supprimiez votre compte. La suppression est immédiate dès votre action.
• Sont-elles partagées ? Uniquement si vous le décidez. Depuis vos réglages, vous pouvez partager vos disponibilités avec d'autres utilisateurs de Calenoo, désignés par leur adresse e-mail : ils voient alors votre nom et votre adresse e-mail et, lorsqu'ils créent un sondage, vos plages occupées — jamais le titre, le lieu, les participants ni le contenu de vos événements. Vous pouvez retirer un partage à tout moment, avec effet immédiat. En dehors de ce choix, aucune donnée de calendrier n'est transmise à d'autres utilisateurs de Calenoo ni à des tiers, et aucune n'est utilisée à des fins publicitaires. Si vous l'autorisez en plus, une personne avec qui vous partagez peut réserver dans votre agenda : Calenoo y ajoute alors, dans l'agenda qui reçoit vos rendez-vous, l'événement confirmé et les créneaux provisoires d'un sondage où vous intervenez. Cette autorisation se retire à tout moment.
• Quels sont vos droits ? Vous pouvez délier un calendrier en un clic depuis votre tableau de bord, et retirer un partage depuis vos réglages. Supprimer votre compte entraîne la suppression complète des identifiants associés et de vos partages et la révocation de l'accès auprès du fournisseur.

4. Conformité à la politique des API Google

L'utilisation par Calenoo des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use). Nous n'utilisons les données du calendrier Google que pour fournir et améliorer les fonctionnalités visibles par l'utilisateur décrites ci-dessus (lecture de vos disponibilités et, pour vous seul, du titre de vos événements ; affichage de vos plages occupées aux utilisateurs avec lesquels vous choisissez de les partager ; création ou suppression des événements de réservation que Calenoo crée). Nous ne vendons pas ces données et ne les transférons à personne d'autre que les utilisateurs que vous avez désignés, pour cette seule fonction, et nous n'autorisons aucun humain à les lire, sauf avec votre consentement explicite, pour des raisons de sécurité, pour nous conformer à la loi, ou dans le cadre d'opérations internes sur des données agrégées et anonymisées.

5. Base légale du traitement

Nous traitons vos données sur les bases suivantes : l'exécution du contrat (vous fournir le service de planification), notre intérêt légitime (sécurité du service et prévention des abus), et votre consentement (notamment pour la liaison d'un calendrier externe, que vous pouvez retirer à tout moment).

6. Durée de conservation

Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif. Les sondages et leurs réponses sont automatiquement supprimés après 90 jours sans activité (ce délai est prolongé à chaque nouvelle réponse) ; l'organisateur peut les supprimer à tout moment. Les identifiants de calendrier sont supprimés dès que vous déliez le calendrier ou supprimez votre compte. À la suppression de votre compte, l'ensemble de vos données personnelles est effacé, sauf obligation légale de conservation.

Si vous demandez la suppression de votre compte, elle prend effet après un délai de rétractation de 7 jours, durant lequel vous pouvez l’annuler en vous reconnectant. Dès la demande, vos calendriers liés sont déliés et leurs accès révoqués, et vos sondages encore ouverts sont annulés (leurs participants en sont informés). À l’issue des 7 jours, votre compte et vos données personnelles sont définitivement supprimés ; vos sondages et réponses passés sont anonymisés puis conservés au bénéfice des autres participants. L’effacement intervient au plus tard dans les 30 jours suivant votre demande (art. 32 nLPD).

7. Sous-traitants et partage

Nous ne vendons jamais vos données. Nous faisons appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés, strictement pour faire fonctionner le service :

• Supabase (hébergement de la base de données, Suisse — Zurich).
• Vercel Inc. (hébergement du frontend).
• Resend (envoi des e-mails transactionnels : invitations, confirmations).
• Cloudflare Turnstile (protection anti-spam des formulaires).
• AlpiStats, service d'Ekytec (mesure d'audience agrégée, sans cookie, données de fréquentation hébergées en Suisse).
• Calcul des temps de trajet (« Préparer une rencontre ») : serveur exploité par Ekylibr SA à Genève (Infomaniak, Suisse), à partir de la carte libre OpenStreetMap. Les adresses saisies sont complétées pendant la frappe et transformées en coordonnées par le service fédéral geo.admin.ch, depuis notre serveur ; le calculateur ne reçoit que des coordonnées.

8. Transferts internationaux

Vos données personnelles (base de données Supabase) sont hébergées en Suisse, dans la région de Zurich. Les statistiques d'audience anonymisées sont hébergées en Suisse (AlpiStats). Certains sous-traitants sont toutefois établis aux États-Unis : Resend (envoi des emails), Vercel (diffusion de l'application via son CDN) et Cloudflare (protection anti-spam Turnstile). Ces transferts hors de Suisse et de l'UE sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) ou des garanties équivalentes.

9. Sécurité

Les secrets sensibles — jetons OAuth et mots de passe applicatifs de calendrier — sont chiffrés au repos. Les communications sont protégées par TLS. L'accès aux données est restreint et journalisé.

10. Vos droits

Conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, le cas échéant, au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que d'un droit d'opposition. Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@calenoo.ch. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente.

11. Cookies

Calenoo n'utilise pas de cookies publicitaires ni de pistage. Nous utilisons uniquement des cookies techniques nécessaires (par exemple pour mémoriser votre langue et votre session).

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons par un moyen approprié.

Refuser la mesure d'audience

Mesure d’audience : ce site utilise AlpiStats, un service suisse de statistiques de visites sans cookie. Les données de fréquentation sont collectées, stockées et sauvegardées en Suisse ; elles ne permettent pas de vous identifier. Vous pouvez refuser cette mesure dans votre navigateur depuis le bandeau prévu à cet effet sur calenoo.ch.