Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il servizio Calenoo è gestito da Ekylibr SA (« noi », « Calenoo »). Per qualsiasi domanda relativa ai Suoi dati personali, ci scriva a privacy@calenoo.ch.

Indirizzo postale: Avenue du Mail 18, CP 389, 2002 Neuchâtel, Svizzera.

2. Dati che raccogliamo

Raccogliamo unicamente i dati necessari al funzionamento del servizio:

• Dati dell'account: indirizzo e-mail, nome visualizzato, lingua preferita e, se condivide le Sue disponibilità, gli indirizzi e-mail delle persone che ha scelto. La Sua password è memorizzata sotto forma di hash e non è mai accessibile in chiaro.
• Dati del sondaggio: titolo, descrizione, luogo, fasce orarie proposte, nonché il nome, l'indirizzo e-mail e le risposte dell'organizzatore e dei partecipanti.
• Dati tecnici: indirizzo IP (memorizzato sotto forma di hash), tipo di browser e registri degli errori, a fini di sicurezza e di prevenzione degli abusi. La nostra rilevazione del traffico (AlpiStats) è aggregata e priva di cookie di tracciamento.
• Preparare un incontro (funzione aperta agli account collegati a BeMyTalent): l'indirizzo di partenza e l'indirizzo dell'incontro servono a calcolare il tempo di tragitto. L'indirizzo di partenza inserito resta sul Suo dispositivo; se il Suo account è collegato a BeMyTalent, viene proposto l'indirizzo dell'azienda, letto presso BeMyTalent all'apertura dell'assistente e mai registrato da Calenoo; il sondaggio conserva solo il luogo dell'incontro e il tempo di tragitto scelto, mai mostrato ai partecipanti. Se l'organizzatore apre l'assistente da una pratica BeMyTalent, Calenoo trasmette a BeMyTalent il titolo del sondaggio, le fasce proposte, il link pubblico, il numero di risposte per fascia (sì, forse, no) e poi la data scelta o l'annullamento; con una squadra, chi interviene e chi è libero in ogni fascia (solo identificativi BeMyTalent); mai il nome né l'indirizzo e-mail dei partecipanti. La chiave di collegamento BeMyTalent incollata nelle Sue impostazioni è conservata cifrata e serve solo a queste trasmissioni.

3. Dati del calendario (Google, Microsoft 365 / Outlook, Apple iCloud, Infomaniak)

Se — e soltanto se — sceglie di collegare un calendario esterno, trattiamo dati specifici descritti di seguito. Questa funzionalità è facoltativa e disattivata per impostazione predefinita.

• Quali dati vengono raccolti? Per Google e Microsoft: token di accesso e di aggiornamento OAuth, memorizzati cifrati. Per Apple e Infomaniak: il Suo indirizzo e-mail e una password applicativa dedicata, memorizzati cifrati. Gli eventi della Sua agenda non vengono mai registrati sui nostri server: vengono letti in tempo reale e visualizzati unicamente nel Suo browser.
• A cosa servono? Due usi, entrambi visibili a Lei: (a) in lettura (Google: calendar.readonly; Microsoft: Calendars.Read; Apple e Infomaniak: CalDAV), per visualizzare le Sue fasce occupate in secondo piano durante la creazione o la risposta a un sondaggio (solo per Lei, con il titolo dei Suoi eventi — mai i partecipanti né la descrizione) e per calcolare le fasce libere della Sua pagina di prenotazione (la Sua disponibilità meno le fasce occupate); (b) in scrittura (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite; Apple e Infomaniak: CalDAV), quando conferma la data di un sondaggio o un invitato prenota una fascia sulla Sua pagina di prenotazione, per creare l'evento corrispondente nella Sua agenda e, se l'ha attivato, aggiungere un link di videoconferenza (Google Meet o Microsoft Teams), e per eliminare tale evento se l'appuntamento viene annullato. Se lo chiede rispondendo a un sondaggio o creandone uno, Calenoo Le crea anche eventi provvisori per le Sue risposte «Disponibile» o per le fasce che propone (tragitto compreso, se l'ha indicato) e li rimuove da sé appena è fissata una data, il sondaggio è chiuso, annullato o scaduto, la data è passata, o quando lo chiede. Calenoo non modifica né elimina mai eventi che non ha creato.
• Per quanto tempo vengono conservati? Fino a quando non scollega il calendario o elimina il Suo account. La cancellazione è immediata dal momento della Sua azione.
• Vengono condivisi? Solo se lo decide Lei. Dalle Sue impostazioni può condividere le Sue disponibilità con altri utenti di Calenoo, designati tramite il loro indirizzo e-mail: questi vedono allora il Suo nome e il Suo indirizzo e-mail e, quando creano un sondaggio, le Sue fasce occupate — mai il titolo, il luogo, i partecipanti né il contenuto dei Suoi eventi. Può rimuovere una condivisione in qualsiasi momento, con effetto immediato. Al di fuori di questa scelta, nessun dato del calendario viene trasmesso ad altri utenti di Calenoo né a terzi, e non viene utilizzato a fini pubblicitari. Se Lei lo consente in più, una persona con cui condivide può prenotare nella Sua agenda: Calenoo vi aggiunge allora, nell'agenda che riceve i Suoi appuntamenti, l'appuntamento confermato e le fasce provvisorie di un sondaggio a cui Lei partecipa. Questa autorizzazione si può ritirare in qualsiasi momento.
• Quali sono i Suoi diritti? Può scollegare un calendario con un clic dalla Sua dashboard, e rimuovere una condivisione dalle Sue impostazioni. L'eliminazione del Suo account comporta la cancellazione completa delle credenziali associate e delle Sue condivisioni e la revoca dell'accesso presso il fornitore.

4. Conformità alle policy delle API di Google

L'utilizzo da parte di Calenoo delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetta la Google API Services User Data Policy, comprese le sue prescrizioni di uso limitato (Limited Use). Utilizziamo i dati del calendario Google solo per fornire e migliorare le funzionalità visibili all'utente descritte sopra (lettura delle Sue disponibilità e, solo per Lei, del titolo dei Suoi eventi; visualizzazione delle Sue fasce occupate agli utenti con cui sceglie di condividerle; creazione o eliminazione degli eventi di prenotazione creati da Calenoo). Non vendiamo tali dati, non li trasferiamo a nessuno se non agli utenti da Lei designati, solo per questa funzione, e non autorizziamo alcuna persona a leggerli, salvo con il Suo consenso esplicito, per ragioni di sicurezza, per conformarci alla legge, o nell'ambito di operazioni interne su dati aggregati e anonimizzati.

5. Base giuridica del trattamento

Trattiamo i Suoi dati sulle seguenti basi: l'esecuzione del contratto (fornirLe il servizio di pianificazione), il nostro legittimo interesse (sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi), e il Suo consenso (in particolare per il collegamento di un calendario esterno, che può revocare in qualsiasi momento).

6. Durata di conservazione

I dati dell'account sono conservati finché il Suo account è attivo. I sondaggi e le relative risposte vengono eliminati automaticamente dopo 90 giorni di inattività (questo termine viene prolungato a ogni nuova risposta); l'organizzatore può eliminarli in qualsiasi momento. Le credenziali del calendario vengono eliminate non appena scollega il calendario o elimina il Suo account. All'eliminazione del Suo account, l'insieme dei Suoi dati personali viene cancellato, salvo obbligo legale di conservazione.

Se richiede l'eliminazione del Suo account, essa ha effetto dopo un termine di recesso di 7 giorni, durante il quale può annullarla riconnettendosi. Dal momento della richiesta, i Suoi calendari collegati vengono scollegati e i relativi accessi revocati, e i Suoi sondaggi ancora aperti vengono annullati (i relativi partecipanti ne vengono informati). Al termine dei 7 giorni, il Suo account e i Suoi dati personali vengono definitivamente eliminati; i Suoi sondaggi e le risposte passate vengono anonimizzati e poi conservati a beneficio degli altri partecipanti. La cancellazione avviene al più tardi entro i 30 giorni successivi alla Sua richiesta (art. 32 nLPD).

7. Responsabili del trattamento e condivisione

Non vendiamo mai i Suoi dati. Ci avvaliamo di responsabili del trattamento accuratamente selezionati, esclusivamente per far funzionare il servizio:

• Supabase (hosting del database, Svizzera — Zurigo).
• Vercel Inc. (hosting del frontend).
• Resend (invio delle e-mail transazionali: inviti, conferme).
• Cloudflare Turnstile (protezione anti-spam dei moduli).
• AlpiStats, servizio di Ekytec (rilevazione del traffico aggregata, senza cookie, dati di utilizzo ospitati in Svizzera).
• Calcolo dei tempi di tragitto («Preparare un incontro»): server gestito da Ekylibr SA a Ginevra (Infomaniak, Svizzera), sulla base della carta libera OpenStreetMap. Gli indirizzi inseriti vengono completati durante la digitazione e trasformati in coordinate dal servizio federale geo.admin.ch, dal nostro server; il calcolatore riceve solo coordinate.

8. Trasferimenti internazionali

I Suoi dati personali (database Supabase) sono ospitati in Svizzera, nella regione di Zurigo. Le statistiche di audience anonimizzate sono ospitate in Svizzera (AlpiStats). Alcuni responsabili del trattamento sono tuttavia stabiliti negli Stati Uniti: Resend (invio delle email), Vercel (distribuzione dell'applicazione tramite la sua CDN) e Cloudflare (protezione anti-spam Turnstile). Tali trasferimenti al di fuori della Svizzera e dell'UE sono disciplinati da clausole contrattuali tipo (CCT) o garanzie equivalenti.

9. Sicurezza

I segreti sensibili — token OAuth e password applicative del calendario — sono cifrati a riposo. Le comunicazioni sono protette tramite TLS. L'accesso ai dati è limitato e registrato.

10. I Suoi diritti

Conformemente alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (nLPD) e, se del caso, al GDPR, dispone di un diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei Suoi dati, nonché di un diritto di opposizione. Per esercitare tali diritti, scriva a privacy@calenoo.ch. Può inoltre presentare un reclamo all'autorità competente in materia di protezione dei dati.

11. Cookie

Calenoo non utilizza cookie pubblicitari né di tracciamento. Utilizziamo unicamente i cookie tecnici necessari (ad esempio per memorizzare la Sua lingua e la Sua sessione).

12. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa. La data dell'ultimo aggiornamento figura in cima alla pagina. In caso di modifica importante, La informeremo al riguardo con un mezzo appropriato.

Rifiutare la rilevazione del traffico

Misurazione dell'audience: questo sito utilizza AlpiStats, un servizio svizzero di statistiche delle visite senza cookie. I dati di frequentazione sono raccolti, conservati e salvati in Svizzera; non consentono di identificarLa. Può rifiutare questa misurazione nel Suo browser tramite il banner previsto a tale scopo su calenoo.ch.