Accord de sous-traitance (art. 9 LPD)

1. Parties et champ d'application

1.1Le présent accord (« l'Accord ») est conclu entre :

• le client qui utilise Calenoo dans le cadre de son activité professionnelle (« le Client », responsable du traitement) ;
• Ekylibr SA, Avenue du Mail 18, CP 389, 2002 Neuchâtel, Suisse (« Calenoo », sous-traitant).

1.2L'Accord s'applique lorsque le Client traite avec Calenoo des données personnelles de tiers : ses clients, ses invités et les participants à ses sondages.

1.3L'Accord fait partie intégrante des conditions générales d'utilisation de Calenoo (les « CGU »). Il s'applique dès que le Client utilise le service à titre professionnel, sans signature. Le Client peut demander un exemplaire signé à legal@calenoo.ch.

1.4L'Accord se fonde sur l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et sur l'ordonnance sur la protection des données (OPDo). Lorsque le Client est soumis au règlement général sur la protection des données (RGPD), l'Accord s'applique aussi au sens de l'art. 28 RGPD.

1.5L'Accord ne vise pas les données du Client lui-même (son compte, ses préférences). Pour celles-ci, Calenoo est responsable du traitement, selon la politique de confidentialité.

2. Objet et durée

2.1Calenoo traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre du service : pages de réservation, sondages de date, agendas liés, e-mails et webhooks.

2.2L'Accord dure aussi longtemps que le Client utilise son compte. Il se poursuit ensuite pour l'effacement des données, selon la clause 12.

3. Nature et finalités du traitement

3.1Calenoo traite les données uniquement pour fournir le service au Client. Le traitement consiste à :

• héberger et enregistrer les données ;
• les afficher au Client et aux personnes concernées ;
• envoyer les e-mails (confirmations, rappels) ;
• écrire les rendez-vous dans les agendas liés du Client ;
• envoyer les réservations aux outils choisis par le Client (webhooks) ;
• effacer les données.

3.2Calenoo ne vend pas ces données. Elle ne les utilise pas à ses propres fins, sauf pour la sécurité du service (limites anti-abus), pour des statistiques de fonctionnement agrégées et anonymes (nombres par jour, sans nom ni adresse), ou lorsque la loi l'exige.

4. Personnes concernées et catégories de données

4.1Les personnes concernées sont :

• les invités qui réservent sur les pages du Client ;
• les participants aux sondages du Client ;
• les personnes que le Client invite par e-mail ;
• les collègues avec qui le Client partage ses disponibilités.

4.2Les catégories de données sont :

• le nom et l'adresse e-mail ;
• le message libre saisi par la personne ;
• la date et l'heure du rendez-vous, et la langue ;
• les réponses aux sondages ;
• les plages occupées des agendas liés du Client : elles sont lues au moment du calcul des créneaux libres et ne sont pas enregistrées par Calenoo ;
• des données techniques : une empreinte (hachage) de l'adresse IP, utilisée pour limiter les abus.

4.3Calenoo ne demande pas de données sensibles. Le Client évite d'en recueillir, notamment par le champ libre.

5. Instructions du Client

5.1Calenoo traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Ses instructions sont les CGU, l'Accord et les réglages du compte.

5.2Calenoo signale au Client toute instruction qui lui paraît contraire à la loi.

5.3Le Client reste responsable de la licéité du traitement et de l'information des personnes concernées.

6. Confidentialité

6.1Calenoo limite l'accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service. Ces personnes sont tenues à la confidentialité.

7. Sécurité

7.1Calenoo prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre toute violation de la sécurité (art. 8 LPD, art. 1 à 3 OPDo).

7.2À la date de l'Accord, ces mesures sont notamment :

• une base de données hébergée en Suisse, dans la région de Zurich ; les fonctions serveur s'exécutent aussi à Zurich ;
• des communications protégées par HTTPS (TLS) ;
• des jetons d'accès, des mots de passe d'application des agendas liés et des secrets de signature des webhooks chiffrés (AES-256-GCM) ;
• des données cloisonnées par compte dans la base (sécurité au niveau des lignes, ou RLS) ;
• un accès d'administration restreint ;
• des limites anti-abus et une vérification anti-robot sur certains formulaires publics ;
• l'effacement automatique des données à la fin de leur durée de conservation (clause 12).

7.3Calenoo adapte ces mesures lorsque les risques ou la technique évoluent.

8. Sous-traitants ultérieurs

8.1Le Client autorise de manière générale Calenoo à faire appel à des sous-traitants ultérieurs. Ceux qui sont en place à la date de l'Accord figurent à l'annexe 1.

8.2Calenoo informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance, par e-mail ou par mise à jour de l'annexe 1 (la version et la date en tête de page changent alors). Pendant ces 30 jours, le Client peut s'opposer au changement par e-mail à legal@calenoo.ch. Si le changement est maintenu, le Client peut résilier son compte avant son entrée en vigueur.

8.3Calenoo impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles de l'Accord.

8.4Calenoo reste responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

8.5Les services que le Client choisit lui-même ne sont pas des sous-traitants de Calenoo : la connexion avec Google ou Apple, les fournisseurs d'agenda liés (Google, Microsoft, Apple, Infomaniak), la visioconférence Jitsi (8x8) et les outils qui reçoivent les webhooks (par exemple Airtable, Zapier ou Make). Le Client les choisit et en répond. Des données ne leur parviennent que lorsque la fonction concernée est utilisée.

9. Transferts à l'étranger

9.1La base de données est hébergée en Suisse. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis à l'étranger, notamment aux États-Unis (annexe 1).

9.2Ces transferts hors de Suisse sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, adaptées au droit suisse, ou par des garanties équivalentes. Chez Supabase, Vercel, Resend et Cloudflare, ces clauses font partie de l'accord de traitement des données (DPA) conclu par Ekylibr SA avec le prestataire. L'Allemagne offre un niveau de protection reconnu adéquat par la Suisse.

9.3Les services choisis par le Client (clause 8.5) peuvent être établis hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Ils traitent les données selon leurs propres conditions.

10. Assistance

10.1Calenoo aide le Client, dans la mesure du raisonnable, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement). Si une personne concernée s'adresse à Calenoo au sujet de données traitées pour le Client, Calenoo en informe le Client.

10.2Calenoo aide aussi le Client, dans la mesure du raisonnable, pour une éventuelle analyse d'impact relative à la protection des données personnelles (art. 22 LPD), en lui fournissant les informations dont elle dispose.

11. Violation de la sécurité des données

11.1Calenoo informe le Client dans les meilleurs délais (art. 24 LPD) d'une violation de la sécurité des données qui touche des données traitées pour lui. Elle écrit à l'adresse e-mail du compte.

11.2Elle communique les informations dont elle dispose : nature de la violation, données et personnes concernées, conséquences probables, mesures prises. Elle les complète au fur et à mesure.

11.3L'annonce au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et aux personnes concernées incombe au Client, en tant que responsable du traitement.

12. Conservation, effacement et fin de l'Accord

12.1Calenoo efface automatiquement les données aux échéances suivantes :

• réservations reçues (nom, adresse e-mail et message de l'invité) : 6 mois après la fin du rendez-vous ; l'événement déjà écrit dans un agenda lié n'est pas touché ;
• sondages et tout ce qu'ils contiennent (créneaux, réponses, noms, adresses e-mail, commentaires, invitations) : 6 mois après la dernière date proposée ;
• contenu des envois aux outils du Client (webhooks) : dès que l'envoi est terminé ; le journal technique, sans ce contenu, est supprimé après 30 jours ;
• identifiants des agendas liés : dès que le Client délie l'agenda ou supprime son compte.

12.2Le Client peut demander à privacy@calenoo.ch un effacement plus rapide, ou une copie des données avant leur effacement.

12.3Si le Client demande la suppression de son compte, elle prend effet après un délai de rétractation de 7 jours ; une connexion l'annule. Dès la demande, les agendas liés sont déliés, les pages de réservation sont fermées et les rendez-vous à venir sont annulés (les personnes concernées en sont informées). Au bout des 7 jours, le compte, les pages de réservation et toutes les réservations reçues sont supprimés définitivement. Les sondages du Client sont anonymisés (son nom et son adresse e-mail en sont retirés) : ils restent accessibles à leurs participants, puis sont effacés selon la clause 12.1.

12.4Un compte sans aucune activité pendant 12 mois est considéré comme inactif. Calenoo écrit alors trois fois au Client, à trois semaines d'intervalle. Sans connexion de sa part, le compte est supprimé huit semaines après le premier message, avec les mêmes effets qu'une suppression demandée (clause 12.3). Une simple connexion suffit à le conserver. Les comptes avec un abonnement payant en cours ne sont pas concernés.

12.5Les copies de sauvegarde tenues par l'hébergeur sont effacées selon son propre cycle.

13. Contrôle

13.1Calenoo met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de l'Accord : l'Accord lui-même, la liste des sous-traitants ultérieurs (annexe 1) et les documents de ces prestataires (leurs accords de traitement des données).

13.2Le Client peut faire contrôler le respect de l'Accord par un audit. L'audit est à la charge du Client. Il est annoncé avec un préavis raisonnable, mené sans perturber le service et sans accès aux données d'autres clients de Calenoo.

14. Responsabilité

14.1La responsabilité des parties est régie par les CGU (section 9).

15. Droit applicable et for

15.1L'Accord est régi par le droit suisse. Le for exclusif est fixé au siège de Calenoo, à Neuchâtel (Suisse), comme dans les CGU (section 13), sous réserve des dispositions impératives.

16. Modifications

16.1La version et la date de l'Accord figurent en tête de cette page.

16.2En cas de changement important, Calenoo informe ses clients par un moyen approprié. Un changement de sous-traitant ultérieur suit la clause 8.

Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs

Calenoo fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants (état au 2 novembre 2026). Cette liste est celle de la section 7 de la politique de confidentialité. Tous ne reçoivent pas des données à chaque utilisation : cela dépend de la fonction utilisée.