Comment planifier une assemblée générale
Réunir tous les membres au même moment est le principal défi d'une assemblée générale. Voici une méthode simple pour trouver la date qui convient au plus grand nombre, sans interminables échanges d'e-mails.
Listez vos contraintes de dates
Avant de proposer des créneaux, identifiez la période cible (par exemple la fin du trimestre), les délais légaux de convocation propres à votre association, et les dates à éviter (vacances scolaires, jours fériés).
Proposez 3 à 5 créneaux
Trop de choix dilue les réponses, trop peu réduit vos chances. Trois à cinq créneaux répartis sur deux semaines offrent le meilleur taux de participation. Variez les jours et les horaires, en soirée comme en journée.
Partagez un sondage de disponibilité
Créez un sondage Calenoo, ajoutez vos créneaux, puis envoyez le lien aux membres. Chacun coche « disponible », « peut-être » ou « indisponible » sans avoir à créer de compte.
Confirmez et envoyez l'invitation
Calenoo met en avant le meilleur créneau selon les réponses. Confirmez-le : les participants reçoivent automatiquement une invitation calendrier (.ics) à ajouter à leur agenda.