Page de réservation : valider chaque demande, séances de groupe et webhooks

Trois réglages, trois besoins

Ces réglages s'adressent à ceux dont les rendez-vous ne se ressemblent pas tous : coachs et thérapeutes qui veulent filtrer un premier rendez-vous, formateurs et animateurs qui reçoivent un groupe, indépendants et petites équipes qui tiennent leurs inscriptions dans un autre outil.

Les deux premiers se règlent page par page, dans la section « Fonctions avancées » de la page de réservation, repliée par défaut. Les webhooks se règlent une seule fois, dans vos Réglages, pour toutes vos pages.

Valider chaque demande avant de la confirmer

Avec la validation, une réservation devient une demande. Votre invité choisit un créneau comme d'habitude, mais le rendez-vous n'est confirmé que lorsque vous l'acceptez. En attendant, le créneau lui est réservé : personne d'autre ne peut le prendre.

C'est utile pour filtrer un premier rendez-vous, ou pour garder la main sur votre agenda sans renoncer à la réservation en ligne.

• Pour l'activer, ouvrez votre page de réservation, déroulez « Fonctions avancées » et activez « Valider chaque demande avant de la confirmer ». L'assistant de création propose le même réglage à l'étape « Vos règles de réservation ».
• Gardez un délai minimum d'au moins 24 heures avant un rendez-vous : Calenoo le conseille pour que vous ayez le temps de répondre.

Accepter ou refuser une demande

• Chaque demande vous arrive par e-mail, avec le nom, l'adresse e-mail et le message de la personne, le créneau demandé et la date limite de réponse.
• Les boutons Accepter et Refuser ouvrent une page où vous confirmez votre choix : rien ne se décide à la simple ouverture du lien.
• Vous pouvez aussi répondre depuis l'application, dans la liste « Demandes à valider » de vos pages de réservation.
• Si vous refusez, vous pouvez ajouter un message facultatif de 500 caractères au plus ; la personne le reçoit avec un lien pour choisir un autre créneau.
• Sans réponse sous 48 heures, ou à l'heure du rendez-vous si elle tombe avant, la demande expire et le créneau se libère. Calenoo vous envoie un rappel à mi-parcours, s'il reste plus d'une heure pour répondre.

Ce que vit l'invité qui fait une demande

• Il voit « Demande envoyée » avec la date limite de réponse : le créneau lui est réservé en attendant.
• Il reçoit un e-mail « Demande envoyée », sans invitation d'agenda tant que vous n'avez pas accepté.
• Depuis cet e-mail, il peut déplacer sa demande ou la retirer.
• Quand vous acceptez, il reçoit la confirmation habituelle, avec le fichier .ics et le lien de visioconférence s'il y en a un. Le rendez-vous s'ajoute à votre agenda, si vous en avez lié un.
• Si vous refusez ou si la demande expire, il en est prévenu par e-mail et le créneau se libère.
• Pour qu'une même adresse ne bloque pas vos créneaux, une personne ne peut avoir que 3 demandes en attente chez vous, toutes vos pages confondues. Au-delà, elle doit attendre une réponse.

Séances de groupe : plusieurs places sur un même créneau

Par défaut, un créneau n'accueille qu'une personne. Avec les séances de groupe, plusieurs personnes réservent le même créneau jusqu'à ce qu'il soit complet : un atelier, un cours collectif, une séance d'initiation.

Le réglage « Places par créneau » va de 1 place, un rendez-vous individuel comme avant, à 100 places. Dès 2 places, votre page devient une page de groupe.

• Pour l'activer, ouvrez votre page de réservation, déroulez « Fonctions avancées » et choisissez le nombre de places dans « Places par créneau ».
• Une page de groupe n'a qu'une seule durée : la durée par défaut de la page. Les créneaux suivent vos disponibilités habituelles.
• Chaque créneau affiche ses places restantes, et disparaît de la page quand il est complet.
• Une même adresse e-mail ne peut prendre qu'une place par séance.
• Le maximum de rendez-vous par jour compte les séances, pas les participants : une séance de 8 personnes compte pour un seul rendez-vous.

Séances de groupe : ce que voient les participants et ce que vous recevez

• Chaque participant réserve comme pour un rendez-vous individuel : il reçoit sa propre confirmation avec son fichier .ics, et peut déplacer ou annuler sa place sans toucher à celle des autres.
• Les participants ne voient pas les autres : ni noms, ni adresses. Leur e-mail indique seulement qu'il s'agit d'une séance de groupe et le nombre de places.
• Ils partagent tous le même lien de visioconférence, si la page propose la visioconférence.
• Votre agenda lié reçoit un seul événement par séance, par exemple « Atelier du samedi — 5/8 », avec les noms des participants dans la description, sans leurs adresses e-mail. Il est créé à la première participation confirmée, mis à jour à chaque inscription et à chaque désistement, et supprimé quand plus personne n'est inscrit.
• Vous recevez un e-mail à chaque inscription et à chaque désistement, avec le nombre de places prises.
• Dans l'application, vos rendez-vous à venir sont regroupés par séance, avec le nombre d'inscrits et les participants. Vous pouvez annuler un participant ou toute la séance : les personnes concernées sont prévenues par e-mail.

Webhooks : envoyer chaque réservation vers un autre outil

Un webhook est une adresse web que Calenoo appelle à chaque événement. Quand un invité réserve, déplace ou annule un rendez-vous, Calenoo envoie les informations à l'outil de votre choix : une base Airtable, ou tout outil capable de recevoir un webhook HTTPS (Zapier, Make, n8n…). Cet outil range la réservation dans un tableau, prévient quelqu'un ou lance d'autres actions.

• Le réglage se fait une seule fois, dans Réglages › Webhooks, et vaut pour toutes vos pages de réservation. Vous pouvez enregistrer 3 adresses au plus.
• Calenoo envoie tous les événements : réservation, demande, acceptation, refus, expiration, déplacement et annulation. Votre outil lit le champ « event » et garde ceux qui l'intéressent.
• Les envois se font en HTTPS. La signature est facultative, pour les outils qui savent la vérifier ; selon Airtable, son déclencheur ne vérifie pas de signature (source, lue le 2 novembre 2026).
• Le bouton « Envoyer un test » envoie un exemple de réservation complet, pour que votre outil découvre tous les champs.
• Si votre outil est en panne, Calenoo fait jusqu'à 8 essais. Après 5 envois de suite en échec définitif, l'adresse est désactivée et vous recevez un e-mail.
• Chaque envoi contient le nom, l'adresse e-mail et le message de l'invité. Il ne contient jamais les liens pour gérer le rendez-vous, l'adresse IP, votre adresse e-mail ni les références de votre agenda.
• Pas à pas pour Airtable, format des données et vérification de la signature : voir la page d'aide Webhooks : envoyer vos réservations vers Airtable.

Trois exemples concrets

• Un premier rendez-vous filtré. Une coach active la validation sur sa page « Premier entretien ». Chaque demande lui arrive avec le message de la personne. Elle accepte celles qui lui conviennent, refuse les autres avec un mot d'explication, et les demandes restées sans réponse expirent d'elles-mêmes au bout de 48 heures au plus.
• L'atelier du samedi à 8 places. Un animateur crée une page « Atelier du samedi matin » avec 8 places par créneau. Les inscriptions arrivent une à une, la page indique les places restantes, et son agenda ne montre qu'un événement, « Atelier du samedi matin — 5/8 », avec les noms des inscrits.
• Les inscriptions dans Airtable. Une formatrice indépendante relie sa page de réservation à une base Airtable avec le déclencheur « When webhook received ». Chaque inscription, chaque déplacement et chaque annulation met à jour la même ligne, grâce à l'identifiant de réservation (booking.id).

Combiner la validation et les séances de groupe

Les deux réglages peuvent être actifs sur la même page, par exemple pour un atelier où vous voulez accepter chaque inscription.

• Chaque demande en attente retient déjà une place. Une séance de 8 places avec 8 demandes ouvertes est complète pour les suivants, même si vous n'avez encore rien accepté.
• Une demande refusée, expirée ou retirée libère sa place.
• L'événement de la séance apparaît dans votre agenda dès la première demande acceptée. Le compteur « 5/8 » ne compte que les participants acceptés.
• Avec les webhooks, chaque demande et chaque décision part vers votre outil, pour chaque participant : d'abord booking.requested, puis booking.accepted, booking.declined ou booking.expired.